Técnicas efectivas para duplicar tu tiempo si eres community manager

Si gestionas más de una red social, te interesan estas técnicas para multiplicar tu productividad como community manager y hacer que el tiempo empleado te cunda el doble.

1) Centraliza las herramientas

El 95% de los community managers ya hacen esto. Me refiero a las herramientas que te permiten gestionar de forma centralizada varias redes sociales, como Hootsuite (mi favorita), TweetDeck o similares. Si gestionas más de dos o tres cuentas en varias plataformas, iniciar y cerrar sesión cada vez que tienes que realizar una operación se vuelve muy engorroso.

La mayoría de estas herramientas vienen además con funcionalidades que ahorran mucho tiempo, como la posibilidad de programar los mensajes (que comentaremos a fondo en el siguiente punto) o acortar URLs. Es posible que para publicar en ciertas redes sociales sigas prefiriendo usar la plataforma nativa, pero aunque solo sea para monitorizar y responder, te ahorrarás mucho tiempo.

Hay muchas herramientas gratuitas, y otras mixtas que cobran por funcionalidades extra. Los precios suelen ser de unos pocos dólares al mes, por lo que si gestionas muchas redes compensa de largo. Te animo a hacer un cálculo rápido del tiempo que te ahorran y convertirlo a dólares. No podemos comprar tiempo, pero podemos invertir en no perderlo.

2) Planifica los contenidos

Según mi experiencia, se tarda entre 5 y 15 minutos en encontrar un tema y escribir un mensaje en una red social. Así que si quieres publicar un mensaje al día o menos, lo mejor es que dediques un rato cada semana a buscar y programar todos los mensajes de los próximos siete días. Si, en cambio, publicas cinco o seis mensajes al día te recomiendo que hagas lo mismo pero una vez al día en vez de varias.

¿Por qué hacerlo de golpe? Es una cuestión de productividad: cuando nos ponemos manos a la obra con una tarea, cualquiera que sea, tardamos algunos minutos en centrarnos y alcanzar nuestro máximo de eficacia. Es algo similar al “calentamiento” antes de practicar un deporte. Si distribuimos la tarea en varios días, estaremos multiplicando el tiempo que tenemos que invertir en ese “calentamiento”.

Personalmente, siempre recomiendo apoyar las tareas de planificación de contenidos con una cuadrilla donde vamos apuntando los mensajes programados. De ese modo quedan documentados para su posterior consulta, y resulta muy fácil saber de un vistazo en qué redes sociales lo hemos publicado y con qué mensajes.

También te recomiendo que planifiques el número de contenidos de cada tipo que publicarás cada semana, porque así asegurarás la variedad y te harás más fácil la búsqueda. Por ejemplo: “un enlace, una frase, una foto y los dos post semanales del blog”.

3) Notas, tableros y carpetas

Ya os hemos hablado sobre los beneficios de utilizar un cuaderno de notas. Con las redes sociales pasa algo similar: a veces la inspiración nos encuentra en medio de algo y no podemos escribir el mensaje en el momento. Si lo escribimos en la libreta, ahí estará esperándonos la próxima vez que nos pongamos a planificar contenidos. Personalmente utilizo Evernote para las ideas de contenidos que compartir en redes sociales y Trello para ideas más complejas como por ejemplo ideas de artículos o mejoras de blog.

En el título del epígrafe he mencionado también los tableros y carpetas, y es por las imágenes. Algo que suelo hacer periódicamente y que me ahorra mucho tiempo es “cazar imágenes” en sitios donde sé que puedo encontrar buenas fotos que puedo utilizar libremente. Las guardo en tablones de Pinterest o las almaceno en carpetas de mi ordenador para usarlas más adelante.

Esto es un ahorratiempo maravilloso. Por ejemplo, tengo tableros en Pinterest con imágenes sugerentes que he ido coleccionando sobre el arte de escribir, sobre el blogging y sobre Internet. Cuando termino un artículo para Superblogger, echo un vistazo ahí primero a ver si encuentro una imagen apropiada. Me ahorro cantidad de tiempo porque es como “pescar en un barril”. Una vez más, estamos condensando una tarea que normalmente está muy fragmentada por lo que ganamos en tiempo y eficacia.

4) Marcadores y atajos de navegación

Aunque las herramientas que sirven para centralizar la gestión en redes sociales son maravillosas, a veces tienen sus limitaciones y preferimos usar la plataforma nativa. Para esos casos, te recomiendo que crees carpetas de marcadores en tu navegador.

Por ejemplo, puedes guardar las URL de la página de notificaciones de tus diferentes ‘fanpage’ de Facebook (https://www.facebook.com/nombre_de_tu_fanpage/notifications/). Yo tengo todas guardadas en una carpeta y todas las mañanas hago clic con el botón central del ratón en esa carpeta para que el navegador me las abra todas. Así evito tener que ir página por página haciendo clic en el icono de las notificaciones.

También tengo guardada la página de Google+ desde donde se ven todas las páginas de las que somos administradores (https://plus.google.com/dashboard/), en ella se muestran el nº de notificaciones pendientes, por lo que no hace falta ingresar en cada una de ellas para revisar temas pendientes.

Otras funciones interesantes del navegador con las que puedes experimentar para ahorrar tiempo son:

• Buscar dentro de la página (Ctrl+F)
• Abrir las descargas (Ctrl+J)
• Seleccionar la barra de direcciones (F6)

5) FAQ

Gran parte del trabajo de un community manager es resolver las dudas de los seguidores de la marca. Con el paso de las semanas irás percatándote de que muchas preguntas se repiten, y la respuesta es prácticamente igual, si es que no es idéntica.

En esos casos, tanto volver a redactar el mensaje como el buscar la respuesta que diste para copiarla y pegarla es una pérdida de tiempo evitable. Te aconsejo que crees un documento de texto de FAQ con las preguntas y respuestas más comunes para poder reutilizarlas fácilmente.

Ojo, si las preguntas son muy muy frecuentes y las respuestas son públicas, guarda dos o tres variantes del mensaje y altérnalas. ¡No queremos que parezcas un robot!

6) Automatismos

Esta es la guinda del pastel, el cinturón negro del ‘community management’. Poner a Internet a trabajar para ti para que algunas de las tareas anteriores se hagan en segundos o incluso automáticamente es el salvatiempos más poderoso de todos. Pero cuidado, nunca automatices las interacciones.

Lo diré otra vez: nunca automatices las interacciones.

Agradecer menciones de forma automática o dar la bienvenida con el mismo mensaje es impersonal y tus usuarios lo notarán, dejándoles la sensación consciente o subconsciente de que les importas un comino y que dedicas muy poco tiempo a interactuar con ellos de verdad. Así que no lo hagas, por favor.

No, los automatismos a los que me refiero son un poco más complejos. Para ello puedes utilizar el servicio IFTTT, una herramienta que me parece apasionante. El funcionamiento es muy básico: puedes crear reglas para que cada vez que se produzca determinada acción (el disparador), la aplicación haga otra automáticamente (el efecto).

A continuación, os comento algunos ejemplos de automatismos:

• Guardar en Dropbox todas las imágenes publicadas como “editor’s choice” en 500px en la categoría “Bodas”.
• Mandar un email cada vez que los niveles de polen suban, o cuando haya una alta probabilidad de lluvia para el día siguiente.
• Si se publican nuevos contenidos en determinado blog, guardarlos automáticamente en Delicious.
• Anotar automáticamente todos los tuits enviados en una hoja de cálculo de Drive.
• Guardar todas las fotos de determinado ‘hashtag’ de Instagram en una carpeta de Dropbox.

¿Qué te han parecido estas técnicas? ¿Estás pensando en probarlas? Si tienes alguna otra estrategia para ahorrar tiempo gestionando redes sociales, ¡no dudes en contárnosla en los comentarios!

Imagen | Obra derivada de una fotografía de Kayla Kandzorra